Hvad er et vagtplansystem?

Sådan fungerer et vagtplansystem

Et vagtplansystem er et digitalt værktøj til at planlægge, hvem der arbejder hvornår. Det kaldes også et vagtplanlægningssystem, en digital vagtplan eller en vagtplan-app. Planlæggeren lægger vagterne ind på computeren. Medarbejderne ser dem på telefonen og får besked, når noget ændrer sig.

Forskellen fra et regneark er, at vagtplanen ikke bare er et dokument, I sender rundt. Den er et sted, hvor I arbejder sammen. Medarbejderne kan byde på ledige vagter, bytte med en kollega og stemple ind, når de møder. Det, der før foregik i sms'er, på opslagstavlen og på timesedler, samles ét sted.

Vagtplansystem eller workforce management?

Workforce management er den bredere, engelske betegnelse. Den dækker typisk vagtplan, tidsregistrering, fravær og løn. De store WFM-systemer bruges i fx detailkæder og callcentre, hvor bemandingen beregnes ud fra prognoser for, hvor travlt der bliver.

For en restaurant, en café eller et eventhus er det sjældent prognoserne, der gør forskellen. Det er, at planen er nem at lægge og nem at ændre, og at holdet kan klare det meste selv fra telefonen.

Excel, papir eller et system?

Mange starter med en vagtplan i Excel, og det er der ikke noget galt i. Excel er gratis og fleksibelt, og en skabelon er hurtigt lavet. Udfordringerne kommer, når holdet vokser, og planen ændrer sig fra uge til uge.

Tommelfingerregel: Bruger I mere tid på at rette planen end på at lægge den, er det tid til et system.

Hvad kan et vagtplansystem?

Systemerne er forskellige, men de fleste er bygget af de samme seks byggesten.

• Vagtplanlægning

  Læg vagterne i en uge- eller dagsplan, kopiér en god uge frem, og se med det samme, hvor der mangler folk.

• Medarbejder-app

  Holdet ser deres vagter, får besked om ændringer og kan skrive med planlæggeren. Nogle apps hentes i App Store, andre virker direkte i browseren.

• Ledige vagter og vagtbytte

  Melder nogen fra, sendes vagten ud til dem, der kan tage den. Bytter to kolleger, godkender planlæggeren det typisk.

• Stempelur

  Medarbejderne stempler ind og ud på telefonen. Mange systemer tjekker med GPS, at man faktisk er på stedet.

• Løn og eksport

  Timerne regnes sammen pr. lønperiode og sendes videre til lønsystemet eller hentes som regneark.

• Regler og advarsler

  Nogle systemer siger til, hvis planen bryder reglerne for hviletid, eller hvis en vagt står ubesat.

solsikken.pepo.team/vagter

Lad planen fylde sig selv

Den klassiske vagtplan lægges oppefra: Planlæggeren bestemmer, hvem der arbejder hvornår. Med et vagtplansystem kan I også gøre det omvendt. I opretter vagterne som ledige, og medarbejderne byder selv ind på dem, der passer ind i deres uge. Bagefter fordeler I vagterne blandt dem, der har budt.

Det passer særligt godt, hvis I har mange unge medarbejdere, der studerer, eller folk, der har flere jobs og bare vil tage en vagt i ny og næ. De arbejder, når det passer dem, og I slipper for at ringe rundt.

• Færre afbud. Folk har selv valgt vagten, så den passer ind i deres kalender.
• Mindre administration. Der skal ikke spørges rundt, og I kan se med det samme, hvor der mangler folk.
• Et større hold. Det er nemt at have mange tilknyttet, også dem der kun kan en gang imellem.

Tjek prismodellen. Mange vagtplansystemer tager betaling for hver medarbejder, der er oprettet. Med et stort hold, hvor mange kun tager en vagt nu og da, betaler I så fuld pris for folk, der næsten ikke arbejder. Vælg et system, hvor I betaler for de vagter, der bliver afviklet, og ikke for antallet af navne på listen.

Hvem har brug for et vagtplansystem?

Typisk virksomheder, hvor folk arbejder på skiftende tider, og hvor planen ændrer sig fra uge til uge:

• Hoteller, restauranter og caféer, barer og catering
• Eventhuse, kulturhuse, forsamlingshuse og festlokaler
• Butikker og supermarkeder
• Personaleudlejning og vikarbureauer
• Pleje, sundhed og døgninstitutioner, ofte med en rullende vagtplan

Møder alle ind på de samme tider hver dag, har I sjældent brug for et vagtplansystem. Så er en fælles kalender nok.

Hvad koster et vagtplansystem?

De fleste vagtplansystemer tager betaling pr. medarbejder pr. måned. Ofte er der flere pakker, hvor stempelur, løneksport og flere afdelinger først er med i de dyreste. Sammenlign derfor prisen for den pakke, I faktisk har brug for.

Tre ting gør den største forskel på regningen:

• Pr. medarbejder eller pr. vagt. Betaler I for alle på listen, også dem der ikke har haft en vagt i måneden? Har I sæsonlukket eller mange, der kun arbejder i ny og næ, betyder det meget.
• Hvad der er med. Er app, stempelur og beskeder med, eller koster de ekstra?
• Binding og opstart. Er der oprettelsesgebyr, og hvor længe er I bundet?

Findes der en gratis vagtplan?

Ja. Der findes gratis vagtplan-apps og gratis vagtplanskabeloner til Excel, og de kan sagtens række til en lille butik. Tjek, hvor mange medarbejdere den gratis udgave rummer, og om den har det, I har brug for, fx beskeder til holdet og et stempelur.

Sådan vælger I det rigtige

Det bedste vagtplansystem er det, holdet faktisk bruger. Stil de her spørgsmål, før I vælger:

1. Er appen nem for medarbejderne, også dem der kun har en vagt om måneden?
2. Kan I melde vagter ledige og lade holdet byde ind?
3. Har det et stempelur, og tjekker det, at man er på stedet?
4. Kan timerne komme videre til jeres lønsystem eller bogholder?
5. Betaler I for hver oprettet medarbejder eller kun for de vagter, der bliver afviklet?
6. Kan det håndtere flere afdelinger eller steder?
7. Er det på dansk, og kan I få hjælp på dansk?
8. Kan I prøve det gratis og komme ud igen uden binding?

Holder I også events, eller lejer I personale ud til kunder? Så tjek, om systemet kan håndtere bookinger, kunder og fakturagrundlag. Det kan de færreste vagtplansystemer.

Kom godt i gang

At skifte fra Excel til et vagtplansystem tager sjældent mere end en uge eller to. Sådan gør I det i fire trin:

1. Lav strukturen.Opret jeres steder eller afdelinger og jobfunktionerne, fx kok, tjener og bartender.
2. Inviter holdet.Medarbejderne skal som regel kun bruge deres mail for at komme ind.
3. Byg én god uge.Læg en typisk uge, og kopiér den frem. Så er resten bare justeringer.
4. Skift på en fast dato.Vælg en dag, hvor Excel-arket går på pension. To planer ved siden af hinanden skaber kun forvirring.