Databehandleraftale

1. Parterne

• Den dataansvarlige er den virksomhed, der har oprettet en Pepo ("den dataansvarlige" eller "I").
• Databehandleren er Hjortenfeldt Holding ApS, der driver Pepo ("databehandleren" eller "Pepo").

2. Formål og omfang

Pepo behandler personoplysninger for den dataansvarlige for at levere Pepo som beskrevet i brugsbetingelserne: vagtplanlægning, medarbejdere, kunder, bookinger, stempelur, løngrundlag, beskeder, notifikationer og support. Hvilke oplysninger, hvilke personer og hvilke behandlinger det drejer sig om, står i Bilag A.

Aftalen gælder, så længe Pepo behandler personoplysninger for den dataansvarlige.

3. Den dataansvarliges ansvar

Den dataansvarlige er ansvarlig for, at behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR), databeskyttelsesloven og anden lovgivning. Det gælder blandt andet, at der er et lovligt grundlag for at behandle oplysningerne, og at de registrerede er oplyst om behandlingen.

4. Pepo handler kun efter instruks

• Pepo behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige. Instruksen er denne aftale med bilag og de valg, den dataansvarlige træffer i Pepo, fx hvilke oplysninger der lægges ind, og hvilke notifikationer der er slået til.
• Kræver EU-retten eller dansk ret, at Pepo behandler oplysningerne på en anden måde, giver Pepo den dataansvarlige besked, før behandlingen sker, medmindre loven forbyder det.
• Mener Pepo, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne, giver Pepo straks den dataansvarlige besked.

5. Fortrolighed

Kun personer, der er autoriseret af Pepo, har adgang til den dataansvarliges oplysninger, og kun i det omfang det er nødvendigt for at levere Pepo, give support eller rette fejl. Personerne har tavshedspligt, enten efter aftale eller efter loven.

6. Sikkerhed

Pepo træffer de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som GDPR artikel 32 kræver, under hensyn til hvor følsomme oplysningerne er. Foranstaltningerne er beskrevet i Bilag C.

7. Underdatabehandlere

• Den dataansvarlige giver med denne aftale en generel godkendelse til, at Pepo bruger underdatabehandlere. De underdatabehandlere, Pepo bruger i dag, står i Bilag B.
• Vil Pepo tilføje eller udskifte en underdatabehandler, giver Pepo den dataansvarlige besked mindst 30 dage før. Den dataansvarlige kan gøre indsigelse inden for den frist. Kan parterne ikke blive enige, kan den dataansvarlige opsige aftalen.
• Pepo pålægger hver underdatabehandler de samme databeskyttelsesforpligtelser, som står i denne aftale. Pepo er over for den dataansvarlige ansvarlig for underdatabehandlernes overholdelse.

8. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Pepo overfører kun personoplysninger til lande uden for EU/EØS, når der er et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V, fx EU-Kommissionens afgørelse om EU-U.S. Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Hvilke underdatabehandlere det gælder, står i Bilag B. Med denne aftale giver den dataansvarlige instruks om de overførsler, der står i Bilag B.

9. Hjælp til den dataansvarlige

Pepo hjælper den dataansvarlige, så vidt det er muligt, med at:

• svare på henvendelser fra registrerede, der bruger deres rettigheder (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse). Meget af det kan den dataansvarlige selv gøre direkte i Pepo. Får Pepo en henvendelse direkte fra en registreret, sender Pepo den videre til den dataansvarlige.
• overholde reglerne om sikkerhed, brud på persondatasikkerheden, konsekvensanalyser og forudgående høring af Datatilsynet.

Pepo kan kræve betaling for hjælp, der går ud over det sædvanlige, efter forudgående aftale.

10. Brud på persondatasikkerheden

Bliver Pepo opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, giver Pepo den dataansvarlige besked uden unødig forsinkelse og så vidt muligt senest 48 timer efter. Beskeden indeholder, så vidt det er muligt:

• hvad der er sket, og hvilke oplysninger og registrerede der er berørt
• de sandsynlige konsekvenser
• hvad Pepo har gjort og vil gøre for at håndtere bruddet

Det giver den dataansvarlige tid til at anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer, hvis det er nødvendigt.

11. Sletning og tilbagelevering

Når aftalen ophører, kan den dataansvarlige inden for 30 dage bede om at få sine oplysninger udleveret i et almindeligt filformat. Derefter sletter Pepo oplysningerne, medmindre EU-retten eller dansk ret kræver, at de opbevares.

Oplysningerne kan stadig findes i krypterede sikkerhedskopier, indtil kopierne slettes automatisk efter 60 dage.

Den dataansvarlige kan desuden selv slette oplysninger i Pepo, mens aftalen løber.

12. Revision og tilsyn

Pepo stiller de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at vise, at Pepo overholder aftalen og GDPR artikel 28. Den dataansvarlige, eller en uafhængig revisor den dataansvarlige udpeger, kan efter rimeligt varsel føre tilsyn med Pepo. Den dataansvarlige betaler sine egne omkostninger ved et tilsyn.

13. Ikrafttræden og ophør

Aftalen træder i kraft, når den dataansvarlige opretter sin Pepo, og gælder, så længe Pepo behandler personoplysninger for den dataansvarlige. Ændres aftalen væsentligt, giver Pepo besked mindst 30 dage i forvejen.

Ved uoverensstemmelse mellem denne aftale og brugsbetingelserne går denne aftale forud, når det gælder behandling af personoplysninger.

Bilag A: Behandlingen

Formål

At levere Pepo til den dataansvarlige: planlægning og fordeling af vagter, kommunikation med medarbejdere og kunder, stempelur, beregning af løngrundlag og udbetalinger, fakturagrundlag, bookinger og forespørgsler, notifikationer, support og fejlretning.

Behandlingens art

Indsamling, registrering, opbevaring, tilpasning, søgning, brug, videregivelse ved transmission (e-mail og push-beskeder), sammenstilling og sletning.

De registrerede

• Den dataansvarliges medarbejdere og ansøgere
• Den dataansvarliges administratorer
• Den dataansvarliges kunder og deres kontaktpersoner

Oplysningerne

• Almindelige oplysninger: navn, e-mail, telefon, adresse og omtrentligt kortpunkt for adressen, fødselsdato, køn, profilbillede, sprog, kørekort, CV, jobfunktioner og erfaring, vagter, anmodninger om vagter, ind- og udstempling med kommentarer, udbetalinger, beskeder og vedhæftede filer, kunders navne, kontaktpersoner, CVR-numre, bookinger og korrespondance, og hvad administratorer har ændret.
• CPR-numre og bankoplysninger (registreringsnummer og kontonummer), når den dataansvarlige har brug for dem til løn.
• Placering ved indstempling: Har den dataansvarlige slået afstandskrav til, bruges medarbejderens placering i øjeblikket for indstemplingen til at tjekke afstanden til arbejdsstedet. Placeringen gemmes ikke.

Pepo er ikke beregnet til følsomme oplysninger (GDPR artikel 9). Den dataansvarlige bør ikke lægge sådanne oplysninger ind, fx i fritekstfelter.

Varighed

Så længe aftalen løber, og indtil oplysningerne er slettet efter afsnit 11.

Bilag B: Underdatabehandlere

Bilag C: Sikkerhed og instruks

Tekniske foranstaltninger

• Al trafik er krypteret med HTTPS (TLS).
• Hver virksomheds data er adskilt i databasen med adgangsregler pr. række (row level security), så en bruger kun kan se data fra den virksomhed, brugeren er logget ind hos.
• Login kræver e-mail og adgangskode eller en engangskode på mail. Adgangskoder gemmes kun som envejskrypterede værdier hos Supabase.
• Ændringer gemmes i en ændringslog i 30 dage. CPR-numre og kontonumre skrives aldrig i loggen, kun at de er ændret.
• Krypterede sikkerhedskopier (AES-256) af database og filer hver uge. Gendannelse af en sikkerhedskopi er testet.
• CPR-numre og bankoplysninger sendes aldrig til AI-modellen.
• Stempelurets placeringstjek gemmer ikke placeringen.

Organisatoriske foranstaltninger

• Kun Pepos egne, autoriserede medarbejdere har teknisk adgang til systemet og databasen.
• Pepos medarbejdere går kun ind i en virksomheds Pepo for at give support, rette fejl eller efter aftale med virksomheden. Det fremgår tydeligt i Pepo, når en af Pepos medarbejdere er inde.
• Adgang til leverandørernes kontrolpaneler er beskyttet med stærke adgangskoder og totrinsbekræftelse.

Opbevaring

Hvor behandlingen sker

Data lagres i EU (Stockholm, Sverige). Behandling hos underdatabehandlere uden for EU/EØS sker som beskrevet i Bilag B.