Her kan du læse, hvordan vi behandler personoplysninger, når du besøger pepo.team, opretter en Pepo, bruger Pepo eller skriver med vores chat. Vi har skrevet den så kort og konkret, som vi kan.
1. Hvem vi er
Pepo drives af Hjortenfeldt Holding ApS (herefter "Pepo", "vi" og "os").
Har du spørgsmål til, hvordan vi behandler dine oplysninger, så skriv til hej@pepo.team eller ring på +45 26 838 839 (hverdage kl. 10-17).
2. To forskellige roller
Pepo har to roller, og det afgør, hvem du skal henvende dig til.
- Vi er dataansvarlige for de oplysninger, vi selv indsamler: om besøgende på pepo.team, om de virksomheder, der opretter en Pepo, og om de administratorer, der bruger den. Det gælder også samtaler med vores chat og supportsager.
- Vi er databehandler for de oplysninger, en virksomhed selv lægger ind i sin Pepo: om virksomhedens medarbejdere, kunder og bookinger. Her er det virksomheden, der er dataansvarlig, og vi behandler kun oplysningerne efter virksomhedens instruks. Det er beskrevet i vores databehandleraftale.
Er du medarbejder hos en virksomhed, der bruger Pepo, eller kunde hos en sådan virksomhed? Så er det virksomheden, du skal kontakte, hvis du vil have indsigt i, rettet eller slettet dine oplysninger. Afsnit 5 beskriver, hvad Pepo gør med oplysningerne på virksomhedens vegne.
3. Hvad vi behandler, og hvorfor
| Situation | Oplysninger | Formål | Retsgrundlag |
|---|---|---|---|
| Du besøger pepo.team | IP-adresse, browser og hvilke sider du ser, i vores hostingudbyders tekniske logs | At levere og beskytte hjemmesiden | Legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) |
| Du opretter en Pepo | Virksomhedens navn, din e-mail, jeres Pepo-adresse og branche | At oprette og levere jeres Pepo | Aftale (art. 6, stk. 1, litra b) |
| Du er administrator i en Pepo | Navn, e-mail, telefon, profilbillede, login og hvilke virksomheder du har adgang til | At give dig adgang og sende dig de beskeder, du har valgt | Aftale (litra b) og legitim interesse (litra f) |
| Du skriver med salgschatten på pepo.team | Det, du skriver, og den side du står på | At svare på dine spørgsmål | Legitim interesse (litra f) |
| Du udfylder kontaktkortet i chatten | Navn, e-mail, telefon, virksomhed (valgfrit), din grund til at kontakte os og samtalen | At kontakte dig, som du har bedt om | Legitim interesse (litra f) og dine egne ønsker om kontakt |
| Du bruger Support Assistenten i Pepo | Det, du skriver, dit navn, din e-mail, jeres virksomhed, den side du står på, og de oplysninger assistenten slår op for at svare dig (se afsnit 4) | At hjælpe dig med Pepo | Aftale (litra b) |
| Du opretter en supportsag | Sagens beskrivelse, eventuel fejlkode, samtalen og dine kontaktoplysninger | At løse sagen og svare dig | Aftale (litra b) |
| Der opstår en fejl i Pepo | Fejlkode, teknisk fejlbesked, side, browser, app-version og bruger-id | At finde og rette fejl | Legitim interesse (litra f) |
| Vi sender e-mails | Modtagerens navn, e-mail og indholdet af mailen | At sende kvitteringer, invitationer og beskeder | Aftale (litra b) |
Vi sælger aldrig personoplysninger, og vi bruger dem ikke til annoncering.
4. Vores AI-chat
Både salgschatten på pepo.team og Support Assistenten i Pepo bruger AI-modellen Claude fra Anthropic. Når du skriver, sender vi samtalen og den kontekst, chatten skal bruge for at svare, til Anthropic, som laver svaret og sender det tilbage.
- Salgschatten får kun det, du selv skriver, og hvilken side du står på.
- Support Assistenten får også dit navn, jeres virksomheds navn og den side, du står på. For at kunne svare på konkrete spørgsmål kan den slå op i de oplysninger, du selv har adgang til i jeres Pepo, fx vagter, bookinger, kunder og medarbejdernes navne og kontaktoplysninger. Den kan kun læse. Den kan ikke ændre eller slette noget.
- CPR-numre og bankoplysninger sendes aldrig til Anthropic. De bliver filtreret fra, før noget forlader Pepo.
- Svarene laves af en AI og kan indeholde fejl. Tjek det vigtigste, før du handler på det.
- Efter Anthropics kommercielle vilkår bliver data, der sendes gennem deres API, ikke brugt til at træne deres modeller.
For at forhindre misbrug gemmer vi, hvor mange beskeder der sendes, sammen med en envejskrypteret (hashet) udgave af din IP-adresse eller dit bruger-id. Vi gemmer ikke selve IP-adressen.
5. Når vi behandler oplysninger for en virksomhed
En virksomhed, der bruger Pepo, lægger typisk oplysninger ind om:
- Medarbejdere: navn, kontaktoplysninger, adresse, fødselsdato, køn, profilbillede, sprog, kørekort, CV, jobfunktioner og erfaring, vagter, ind- og udstempling med kommentarer, anmodninger om vagter, beskeder og udbetalinger. Når virksomheden har brug for det til løn, også CPR-nummer og bankkonto.
- Virksomhedens kunder: navn, kontaktperson, telefon, e-mail, CVR-nummer, bookinger, forespørgsler og korrespondance.
- Administratorer: navn, e-mail, telefon og hvad de har ændret (ændringsloggen).
Et par ting, du kan være tryg ved:
- Stempeluret tjekker din placering, men gemmer den ikke. Har virksomheden slået afstandskrav til, sender din telefon din placering, når du stempler ind. Pepo tjekker kun, om du er tæt nok på arbejdsstedet. Selve placeringen gemmes ikke.
- Din adresse bliver omsat til et punkt på kortet, så virksomheden kan se afstanden til arbejdsstederne. Det sker via Google Maps.
- CPR-numre og bankoplysninger skrives aldrig i ændringsloggen. Der står kun, at de er ændret.
Virksomheden bestemmer, hvad den lægger ind, og hvor længe den gemmer det. Kontakt virksomheden direkte, hvis du har spørgsmål eller vil bruge dine rettigheder.
6. Hvem vi deler oplysninger med
Vi bruger disse leverandører til at drive Pepo. De behandler kun oplysninger på vores vegne og efter vores instruks.
| Leverandør | Hvad de gør for os | Hvor |
|---|---|---|
| Supabase | Database, filer og login | EU (Stockholm, Sverige) |
| Vercel | Hosting af pepo.team og Pepo | Serverne kører i EU (Stockholm). Vercel er et amerikansk selskab |
| Resend | Afsendelse af e-mails | USA |
| Anthropic | AI-modellen bag chattene (se afsnit 4) | USA |
| Google (Maps Platform) | Omsætning af adresser til kortpunkter og beregning af afstande | USA/EU |
| GitHub | Krypterede sikkerhedskopier (se afsnit 8) | USA |
| Nordicway | Vores egen mailboks (hej@pepo.team) | Danmark |
| Apple, Google og Mozilla | Levering af push-beskeder til din telefon eller browser. Indholdet er krypteret undervejs | Afhænger af din enhed |
Vi udleverer derudover kun oplysninger, hvis loven kræver det.
7. Overførsel til lande uden for EU
Nogle af vores leverandører er amerikanske. Når oplysninger overføres til USA, sker det på grundlag af EU-U.S. Data Privacy Framework, hvor leverandøren er certificeret, eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
8. Hvor længe vi gemmer oplysningerne
| Oplysninger | Hvor længe |
|---|---|
| Jeres Pepo og dens indhold | Så længe jeres aftale løber. Efter opsigelse sletter vi indholdet senest 30 dage efter, at aftalen er ophørt |
| Ændringsloggen | 30 dage |
| Sikkerhedskopier (krypterede) | 60 dage, derefter slettes de automatisk |
| Henvendelser fra kontaktkortet i salgschatten | Op til 12 måneder, medmindre I bliver kunde |
| Supportsager | Op til 2 år efter, at sagen er løst |
| Fejlrapporter | 180 dage |
| Optælling af chatbeskeder (misbrugsværn) | 90 dage |
| Tekniske logs hos vores hostingudbyder | Efter leverandørens standard, typisk kort tid |
Vi kan gemme oplysninger længere, hvis loven kræver det, fx bogføringsloven.
10. Sådan beskytter vi oplysningerne
- Al trafik er krypteret (HTTPS).
- Hver virksomheds data er adskilt i databasen, så en virksomhed kun kan se sine egne oplysninger.
- Kun de personer, en virksomhed selv giver adgang, kan logge ind i dens Pepo.
- Pepos egne medarbejdere går kun ind i en virksomheds Pepo for at give support eller rette fejl.
- Sikkerhedskopierne er krypteret (AES-256).
- Ændringer gemmes i en ændringslog i 30 dage, så fejl kan rettes, og slettede oplysninger kan gendannes.
11. Dine rettigheder
Når vi er dataansvarlige, har du ret til at:
- få at vide, hvilke oplysninger vi har om dig (indsigt)
- få rettet forkerte oplysninger
- få slettet oplysninger, når vi ikke længere må eller skal have dem
- få begrænset behandlingen
- få dine oplysninger udleveret i et almindeligt filformat (dataportabilitet)
- gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesse
Skriv til hej@pepo.team. Vi svarer så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.
Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk. Vi vil dog gerne have muligheden for at rette op på det først.
12. Ændringer
Vi opdaterer politikken, når Pepo ændrer sig. Datoen øverst viser, hvornår den sidst er ændret. Er der tale om væsentlige ændringer, giver vi besked til virksomhederne, der bruger Pepo.